Os 5 grupos de processos do PMBOK explicados sem jargão
Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento: o que de fato acontece em cada fase de um projeto bem conduzido.
O PMBOK organiza a gestão de projetos em 5 grupos de processos. A confusão começa quando as pessoas tratam esses grupos como fases sequenciais de cascata. Não são. São famílias de atividades que se sobrepõem ao longo do projeto.
1. Iniciação: existe um projeto de fato?
Aqui você responde 3 perguntas: o problema vale a pena ser resolvido, quem é o patrocinador (a pessoa que assina o cheque) e quem são os stakeholders chave. O artefato é o Termo de Abertura do Projeto (TAP).
Projeto que pula iniciação morre na metade. Não porque foi mal executado, mas porque ninguém alinhou de verdade o que era sucesso.
2. Planejamento: o detalhamento que cabe na realidade
Planejamento cobre escopo (EAP/WBS), cronograma (Gantt, CPM), custos (estimativa, baseline), qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e stakeholders. Em projeto preditivo, planejamento é pesado no início. Em projeto ágil, planejamento é leve no início e contínuo (rolling wave).
Erro clássico: confundir plano detalhado com plano útil. Plano que você sabe que vai mudar não merece 40 horas de Gantt. Detalhe o próximo trimestre, esboce o resto.
3. Execução: fazer o trabalho acontecer
Aqui o time entrega os produtos do projeto. O papel do gerente muda: deixa de planejar e passa a remover impedimentos, manter o time motivado, comunicar status e gerenciar mudanças de escopo.
Em projeto ágil, a execução acontece em ciclos curtos com revisão constante. Em projeto preditivo, a execução segue o cronograma com pontos de controle periódicos.
4. Monitoramento e controle: mantenha o projeto na linha
Esse grupo roda em paralelo com execução. Você compara o realizado com o planejado em 3 dimensões: prazo (SPI), custo (CPI) e escopo. O método mais usado é EVM (Earned Value Management).
Quando algum desvio passa do limite tolerado, dispara controle integrado de mudanças: análise de impacto, decisão de aprovar/rejeitar/adiar, atualização do baseline.
5. Encerramento: aprender e fechar formalmente
Encerramento não é só comemorar. É: aceitar formalmente as entregas com o cliente, fechar contratos com fornecedores, liberar recursos do time, arquivar documentação e — o mais importante — fazer lessons learned.
Projeto sem lessons learned é projeto que vai cometer os mesmos erros no próximo ciclo. O custo dessa etapa é trivial; o retorno é cumulativo.